El tema se enmarca en uno más amplio cual es el de la potestad del Fisco con relación a los documentos del contribuyente, ya que las computadoras no dejan de ser un medio que se utiliza para crear y almacenar documentos.
Es muy común escuchar el relato de empresarios que dicen que funcionarios de tal o cual organismo recaudador tomaron el control de la computadora y copiaron la totalidad del disco duro o determinados archivos del mismo. Esa práctica no se ajusta a las normas aplicables, tanto de rango constitucional, como legal reglamentario. Es cierto que existe una norma legal que le permite a los funcionarios debidamente autorizados de la Administración Tributaria a solicitar la exhibición de la correspondencia, los libros y los documentos comerciales del contribuyente.
LOS FUNCIONARIOS FISCALES NO TIENEN ACCESO A TODOS LOS DOCUMENTOS DEL CONTRIBUYENTE QUE PUEDAN ESTAR EN UNA COMPUTADORA.
La constitución establece que “los papeles de los particulares y su correspondencia epistolar, telegráfica o de cualquier otra especie, son inviolables, y nunca podrá hacerse su registro, examen o interceptación sino conforme a las leyes que se establecieron por razones de interés general”. Si la ley dice que el Fisco puede acceder a la correspondencia así como a los papeles (documentos) de carácter comercial, no puede acceder a otros.
Es por ello que resulta ilegítima la practica seguida por algunos funcionarios fiscales de copiar la totalidad del disco duro o documentos que se encuentran en una computadora, porque de esa manera están accediendo a documentos que la ley no les da acceso, como es el caso de los correos electrónicos privados así como de los documentos electrónicos que están en la computadora y que no revisten carácter comercial. Es más, los funcionarios ni siquiera tendrán derecho a copiar esos documentos electrónicos por más que esa práctica esté muy extendida, porque la ley le da a la Administración la facultad de pedir su exhibición, lo que no quiere decir exigir su entrega.
Prueba de ello es que la propia ley faculta a los funcionarios a incautar los documentos en “casos graves”, lo revela que la regla no es llevárselos, de lo contrario no tendría sentido habilitar su retiro (incautación) solo en casos de gravedad. También la ley permite a los funcionarios intervenir en forma preventiva los documentos, lo que justamente busca proteger la incolumidad de los mismos, porque como regla quedan en poder del contribuyente. Es decir, la ley le da a los órganos administrativos la posibilidad de revisar los papeles del contribuyente, no de llevárselos. Por lo expuesto, tomar el control de una computadora y copiar la totalidad del disco duro o algunos de sus documentos no es una práctica que se ajuste a las normas vigentes. Los funcionarios deberían solicitarlos al contribuyente, quien es el que tiene el deber de exhibirlos.
La forma en que esa obligación se puede cumplir puede variar, ya que podría el contribuyente ser quien va suministrando los documentos según los requerimientos de los funcionarios; o bien podrían conjuntamente con los mismos acceder a una computadora para juntos consultar su contenido, pero sin perder el control de la misma. Y esto no solo porque la obligación del contribuyente es la exhibir documentos comerciales, sino porque las normas vigentes le garantizan la posibilidad de controlar la prueba que diligencia la Administración, en el caso, el relevamiento de documentos que se presentan en formato electrónico.
FUENTE: KPMG